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1. 合同：
是為理智的雙方或多方所接受和同意的列明特定條款的文本，通常約定在特定時(shí)間以內(nèi)有效。合同可以僅為兩頁(yè)紙的簡(jiǎn)單文件，也可以是較長(zhǎng)的（無(wú)頁(yè)數(shù)限制）條款極為全面的文件。現(xiàn)在的合同較以前更復(fù)雜、嚴(yán)格和合乎法律規(guī)范，如今的標(biāo)準(zhǔn)是長(zhǎng)篇的正式合同，必須列明所能想到的每一個(gè)細(xì)節(jié)事項(xiàng)，以免發(fā)生意外或其他設(shè)施在遭任何可能的損失。
2. 合同的目的和內(nèi)容：
合同里些寫什麼？各種事項(xiàng)！不要以為合同中最好別寫那些不愉快的事，要知道以后出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)，法庭不會(huì)以對(duì)你有利的方式來(lái)對(duì)待一個(gè)本應(yīng)該在合同中清清楚楚說(shuō)明條件和雙方意見(jiàn)一致的條款。只有將合同條款寫的清清楚楚、明明白白，合同才能保護(hù)雙方的利益。
# 房間數(shù)目和房間價(jià)格。列明每晚所需房間數(shù)和房間價(jià)格。
# 免費(fèi)房間。注明會(huì)議組織人員每晚可免費(fèi)使用的房間數(shù)。
# 工作間及房?jī)r(jià)。除免費(fèi)房間外，會(huì)議工作人員還可享受優(yōu)惠價(jià)格的房間；優(yōu)惠程度依所需工作間數(shù)目和本次會(huì)議給酒店帶來(lái)的生意規(guī)模而定。
# 套房、貴賓房。本條款需列明具體的房間要求。
# 房間位置。應(yīng)列明各個(gè)所訂房間的具體方位和房間檔次。
# 平均房?jī)r(jià)。是根據(jù)各種類型房間占相同百分比計(jì)算出來(lái)的一個(gè)調(diào)整后的平均價(jià)，適用于各類房間。
# 無(wú)轉(zhuǎn)移條款。即會(huì)議舉行期間如遇酒店所訂出房間超出實(shí)際接待能力時(shí)，不得使會(huì)議人員轉(zhuǎn)移其他酒店。
# 入住及退房登記。登記情況視酒店規(guī)定而定。
# 提前入住和推遲退房。如果在該問(wèn)題上的需求與酒店規(guī)定有所偏差，則一定要在合同中注明。
# 預(yù)定取消日期。一般規(guī)定為預(yù)定者在計(jì)劃使用日期之前30天。這一條雙方可以在協(xié)商。
# 會(huì)議場(chǎng)所要求。如果會(huì)議規(guī)?？赡艹霈F(xiàn)調(diào)整，最好在合同中確定一個(gè)調(diào)整時(shí)間。
# 會(huì)議場(chǎng)租?？梢允且粋€(gè)固定價(jià)格也可以根據(jù)所訂客房情況協(xié)商。
# 24小時(shí)租用。如過(guò)是按24小時(shí)租用酒店會(huì)議室，那么即使24小時(shí)之內(nèi)你們不用會(huì)議室，酒店也不得使用。
# 會(huì)場(chǎng)變動(dòng)。合同中已注明預(yù)定的是哪些會(huì)議室，在沒(méi)有酒店的事先通知和會(huì)議方的書面同意，已訂好的會(huì)場(chǎng)不能再有變動(dòng)。
# 房間定金。合同中必須注明預(yù)付定金的具體時(shí)間。不能因?yàn)闆](méi)有支付定金就失去所訂房間。合同中應(yīng)要求酒店在定金預(yù)付日期到來(lái)時(shí)提醒你。
# 結(jié)帳。誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)會(huì)議方結(jié)帳事宜？誰(shuí)有權(quán)在帳單上簽字？有哪些具體事項(xiàng)？帳單上包括哪些費(fèi)用？哪些費(fèi)用是個(gè)人來(lái)付的？這些問(wèn)題必須在合同中說(shuō)明。
# 餐飲消耗。此條款規(guī)定對(duì)于因活動(dòng)取消、活動(dòng)改為在酒店以外進(jìn)行或與會(huì)人數(shù)不足而引起的餐飲活動(dòng)減少，會(huì)議方應(yīng)給予酒店一定補(bǔ)償。
# 仲裁條款。如果合同中有同意仲裁解決爭(zhēng)議的條款，在簽定合同之前，要先決定你的公司是傾向使用仲裁手段還是反對(duì)使用仲裁。仲裁解決爭(zhēng)端比訴訟的費(fèi)用要少，并且進(jìn)行起來(lái)更快；但有約束力的仲裁裁決使得不利方不能再上訴。
# 視聽(tīng)公司（酒店內(nèi)部設(shè)備租用）。酒店自己提供視聽(tīng)設(shè)備是很常見(jiàn)的事，但對(duì)于那些更愿意選擇其他視聽(tīng)公司的會(huì)議方，可以在合同中注明會(huì)議方免除支付視聽(tīng)設(shè)備使用費(fèi)。
# 會(huì)議物資運(yùn)抵酒店。在會(huì)議舉行之前，會(huì)議所需用的物資要運(yùn)到酒店的庫(kù)房。在合同中應(yīng)注明庫(kù)房的工作時(shí)間和酒店政策。
# 電話附加費(fèi)。盡量與酒店協(xié)商，免付電話使用附加費(fèi)。協(xié)商文件應(yīng)包括在合同中。
# 展品的處理。展品運(yùn)進(jìn)、運(yùn)出酒店的時(shí)間上的規(guī)定對(duì)費(fèi)用開(kāi)支有很大影響。對(duì)于酒店在這方面的規(guī)定和可能會(huì)有的限制和局限，雙方應(yīng)進(jìn)行協(xié)商和討論。
# 最低餐飲消費(fèi)。有些酒店的合同上有最低消費(fèi)這一條款，規(guī)定客人的早餐午餐和晚餐花費(fèi)必須達(dá)到某一最低金額。盡量與酒店協(xié)商去掉這一條款。
# 安全、防火規(guī)定。合同應(yīng)注明：酒店符合安全和防火的有關(guān)規(guī)定。
# 殘疾人保障。合同中特別列明酒店內(nèi)設(shè)施和政策與有關(guān)殘疾人保障法是相符的。
# 合同的終止。如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的發(fā)生，則允許一方提出終止合同而不受違約罰款。即終止合同的一方對(duì)影響會(huì)議正常進(jìn)行的事態(tài)無(wú)法控制。
# 免責(zé)。雙方應(yīng)同意，對(duì)于一些疏忽事件和其他一些不影響會(huì)議進(jìn)行和偶爾事件對(duì)方不負(fù)責(zé)任。
# 訂房確認(rèn)報(bào)告。如果不寫入合同中，那麼必須的訂房確認(rèn)書會(huì)議方很難得到，所以有必要在合同中加入訂房確認(rèn)報(bào)告這一條款。
備注：保存一份書面合同；將所有的回復(fù)傳真或信函作為書面承諾歸檔保存。
3. 合同的修正與增補(bǔ)：
（變動(dòng)很小）：可以在合同邊上注明改動(dòng)，然后寫上日期和簽名。交給對(duì)方時(shí)要隨付一封信，概括所做的變動(dòng)并請(qǐng)對(duì)方在變動(dòng)處簽上名和日期，然后返還合同，或者按照變動(dòng)標(biāo)記重新改寫合同。
（變動(dòng)較大）：則按你的意見(jiàn)增補(bǔ)一個(gè)附文，然后將合同交給對(duì)方，并附上一封信請(qǐng)求將附文包括在合同中，再將簽過(guò)字的合同送回。
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